KI für Hausverwaltungen · WEG & Miete

Jede Meldung sortiert.Auch nachts um drei.

Mail, Anruf, Foto, Kontaktformular: Die KI liest jede Schadensmeldung, erkennt, wie dringend sie ist, und beauftragt den passenden Handwerker aus Ihrer Liste. Ihr Team hat wieder Zeit für die Eigentümer.

Kurz telefonieren Den Nacht-Assistenten testen ↓

Meldungseingang · alle Kanäle · Wochenendeunsortiert: 6

Eingang ~~6 neu~~

Alles sortiert.Nichts liegt mehr im Postfach.

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Diese Woche

Zur Info

Beispieldaten zur Veranschaulichung. Regeln, Handwerkerliste und Freigabegrenzen legen Sie fest.

Telefon-Assistent

Das Büro ist zu.Der Assistent geht ran.

Er kennt Ihre Objekte, Ihre Notdienstliste und Ihre Regeln. Er entscheidet nicht nach Gefühl, sondern nach dem, was Sie festgelegt haben – und schreibt alles mit.

Wählen Sie einen Anruf:

Anruf auf der NotfallnummerMusterstraße 12 · WE 9, 2. OG23:40

Entscheidung nach Ihren Regeln

Notdienst jetztMorgen frühKein Einsatz

Notdienstliste je GewerkIhre Kriterien für „Notfall“FreigabegrenzenDurchstellen an Ihre Rufbereitschaft

Beispielgespräche zur Veranschaulichung. Der Assistent meldet sich mit dem Namen Ihrer Verwaltung.

Eigentümerversammlung

Die Versammlung läuft.Das Protokoll auch.

Aus der Aufnahme wird die Niederschrift: Tagesordnungspunkte, Beschlussanträge, Abstimmungsergebnis, Verkündung. Dazu die Einträge für die Beschlusssammlung. Sie lesen gegen und unterschreiben – wie gewohnt mit Vorsitz, Eigentümer und Beirat.

Entwurf · NiederschriftOrdentliche EigentümerversammlungWEG Lindenweg 4 · 15 Eigentümer · Stimmrecht nach Köpfen

TOP 1

Jahresabrechnung 2025

Beschluss über die Nachschüsse und die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.

TOP 2

Wirtschaftsplan 2027

Beschluss über die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Erhaltungsrücklage.

TOP 3

Sanierung Flachdach Garagen

Vergabe an den günstigsten von drei Bietern, Finanzierung aus der Erhaltungsrücklage.

TOP 4

Erneuerung Klingelanlage

Austausch gegen Video-Sprechanlage, Kosten nach Miteigentumsanteilen.

Rückfrage an Sie: TOP 3 – Einwand von Eigentümer WE 6 zur Gewährleistung ist in der Aufnahme schwer verständlich. Bitte prüfen, bevor er ins Protokoll geht.

4 Einträge für die Beschlusssammlung vorbereitetEnthaltungen zählen nicht als abgegebene Stimme

Beispieldaten zur Veranschaulichung. Aufgenommen wird nur mit Zustimmung der Anwesenden – alternativ diktieren Sie direkt nach der Versammlung.

Zwischen den Notfällen

Weniger Rückfragen.Mehr Zeit für Eigentümer.

Die meisten Anrufe sind keine Notfälle, sondern immer wieder dieselben Fragen. Und manche Mails brauchen eine gründliche Prüfung, bevor jemand antwortet.

Mieterfragen

Standardfragen beantwortet – mit Quelle.

Die Antwort kommt aus Hausordnung, Mietvertrag und Ihren Hinweisen. Ist sich die KI nicht sicher, geht die Frage an Ihr Team.

Nebenkostenabrechnung

Widersprüche vorgeprüft, bevor Sie antworten.

Die KI gleicht den Einwand mit Abrechnung, Mietvertrag und Belegen ab – und zeigt Ihnen, wo der Mieter recht haben könnte.

Mail von Mieterin · WE 3, Lindenweg 4„… hiermit widerspreche ich der Abrechnung 2025. Die Gartenpflege ist fast doppelt so hoch wie im Vorjahr …“

Einwand fristgerechtinnerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung
Gartenpflege laut Mietvertrag umlagefähigUmlageschlüssel Wohnfläche korrekt angewendet
Rechnung 03/2025 enthält Neuanlage einer HeckeErstanlage ist in der Regel nicht umlagefähig – bitte prüfen

Vorschlag: Teilkorrektur + AntwortentwurfSie entscheiden.

Beispieldaten zur Veranschaulichung. Keine Rechtsberatung – die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Was Verwalter unsmeistens fragen.

Wer entscheidet, ob nachts ein Notdienst kommt?

Sie – über Regeln, die wir gemeinsam festlegen: was als Notfall gilt, welcher Handwerker je Gewerk und Objekt zuständig ist und bis zu welchem Betrag ohne Rückfrage beauftragt wird. Ist eine Lage unklar, stellt der Assistent zu Ihrer Rufbereitschaft durch, statt selbst zu entscheiden.

Passt das zu unserer Verwaltungssoftware?

Wir binden an, was Sie schon nutzen – Verwaltungssoftware, E-Mail, Telefonanlage, Kalender. Wo es keine Schnittstelle gibt, arbeiten wir über Export und Import. Das klären wir im ersten Gespräch.

Was passiert mit den Daten von Mietern und Eigentümern?

Die Daten bleiben in der EU und werden nur für Ihre Verwaltung verarbeitet. Sie bekommen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, jeder Schritt wird protokolliert. Aufnahmen von Versammlungen löschen wir nach Fertigstellung der Niederschrift.

Funktioniert das für WEG- und Mietverwaltung gleichzeitig?

Ja. Die KI unterscheidet, ob eine Meldung ein Sondereigentum, das Gemeinschaftseigentum oder eine Mietwohnung betrifft, und wählt danach Ansprechpartner und Ablauf. Auch Sondereigentumsverwaltung lässt sich abbilden.

Was kostet der Einstieg?

Eine einmalige Einrichtung und danach eine feste monatliche Pauschale, in der Betreuung und KI-Nutzung enthalten sind. Den genauen Betrag nennen wir nach dem Erstgespräch – vorher wäre er geraten.